बॉस बनें: एडीएचडी कार्यकारी अधिकारियों के लिए 9 स्वच्छता-बचत रणनीतियाँ

अमी एक वित्तीय संस्थान के लिए एक व्यवसाय विकास प्रबंधक है। वह तीन शहरों में शाखा स्थानों पर 30 लोगों का प्रबंधन करती है। उसके दैनिक कार्यक्रम में ग्राहकों के साथ बहुत सी बैठकें होती हैं, और स्टाफ के लोगों के साथ व्यक्तिगत और सम्मेलन कॉल करते हैं जो उसकी रिपोर्ट करते हैं। उसका ई-मेल इनबॉक्स हमेशा भरा रहता है, ज्यादातर इसलिए क्योंकि उसे उत्तर लिखने में बहुत समय लगता है। वह समय पर रिपोर्ट पूरी करने के साथ संघर्ष करती है। एमी ने प्रदर्शन की समीक्षा पर जोर दिया क्योंकि वह कर्मचारियों को नकारात्मक प्रतिक्रिया देने से नफरत करती है।

जिम एक बड़े कंस्ट्रक्शन फर्म में प्रोजेक्ट मैनेजर है। वह कई परियोजनाओं का समन्वय करता है और दर्जनों लोगों का प्रबंधन करता है। उनके कार्यदिवस के आधे हिस्से में नियोजन बैठकें होती हैं, दूसरे आधे में उन्हें फोन कॉल और ई-मेल से बमबारी होती है जो उनके ध्यान की आवश्यकता होती है। उनका कार्यालय एक गड़बड़ है, जो इसे पूरा करने के लिए सभी कागजी कार्रवाई, रिकॉर्ड और कार्यों का ट्रैक रखने के लिए और अधिक चुनौतीपूर्ण बनाता है। लंबे समय तक काम करने और सप्ताहांत में घर के काम करने के बावजूद, वह पकड़ में नहीं आता है।

जिम और अमी सफल अधिकारी हैं जो अपनी नौकरियों में अच्छे हैं। उनके पास है एडीएचडी. वे शायद ही अकेले हैं। प्रत्येक पेशे में कार्यकारी और प्रबंधकीय पदों पर एडीएचडी के साथ हजारों वयस्क हैं। अमी और जिम और उनकी स्थिति में कई अन्य लोगों के लिए चुनौती यह है कि वे अपने एडीएचडी को अच्छी तरह से प्रबंधित करना सीखें, ताकि उनकी नौकरी कम तनावपूर्ण और थकाऊ हो। नीचे कुछ रणनीतियाँ दी गई हैं जो उन्हें मददगार लगीं।

1. अपनी खुद की नौकरी का विवरण लिखें

अधिकांश कर्मचारियों के पास विशिष्ट लक्ष्यों और संरचित दिनचर्या के साथ स्पष्ट रूप से परिभाषित नौकरी है। यह आमतौर पर ऐसा नहीं है कार्यकारी पदों, जहां अपेक्षाओं और जिम्मेदारियों को शिथिल और खुले अंत में परिभाषित किया गया है। यदि किसी ने आपको स्पष्ट, संरचित नौकरी का विवरण नहीं दिया है, तो स्वयं लिखें।

आपकी नौकरी की सबसे महत्वपूर्ण जिम्मेदारियां क्या हैं? आपको उनमें से प्रत्येक को समर्पित करने के लिए कितना समय चाहिए? आप अपनी प्राथमिकता में इन प्राथमिकता वाले कार्यों के लिए समय कब आवंटित करते हैं, और आप यह सुनिश्चित करने के लिए अपने कार्यक्रम को कैसे संतुलित करते हैं कि प्राथमिकता वाले कार्य संपन्न हो जाएं? आप किन विशिष्ट प्रदर्शन लक्ष्यों को पूरा करने का प्रयास करते हैं, और आप अपनी प्रगति की निरंतर निगरानी और आकलन कैसे करते हैं?

एक असंरचित कार्यकारिणी के सभी जगह होने की संभावना है, छोटी चीजों से विचलित और समय बर्बाद करना। एक अतिरिक्त खतरा यह है कि यथार्थवादी उम्मीदों और स्वस्थ सीमाओं के बिना, एक कार्यकारी की नौकरी आसानी से अपने जीवन को संभाल सकती है। जैसा कि जिम ने खोजा है, बर्नआउट के लिए एक नुस्खा है।

2. अपनी शीर्ष प्राथमिकता के लिए योजना बनाएं

योजना के लिए समय निकालें, दीर्घकालिक और अल्पकालिक, और एक परियोजना के whos, whats, और whens के माध्यम से सोचें। ADHD के साथ कई अधिकारियों के लिए समस्या यह है कि वे आग लगाने में फंस जाते हैं, और आगे देखने और प्रभावी रूप से योजना बनाने में समय नहीं लगता है। दीर्घकालिक परिणाम अक्सर आपदा है।

जिम को पता चला कि वह योजना बनाने में जितना प्रभावी था, उसे उतनी ही कम आग लगानी पड़ेगी। "एक कार्यकारी के रूप में मेरा सबसे महत्वपूर्ण कार्य आग लगाना नहीं है, बल्कि आग को भड़कने से रोकना है।" बैठकें जैसे कार्य, उनके योजनाकार में निर्धारित होते हैं, नोटिस और रिमाइंडर के माध्यम से प्रतिभागियों को उनके कार्यालय द्वारा भेजा जाता है सहायक। Microsoft प्रबंधन जैसे प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम की सहायता से लंबे समय तक और अधिक जटिल परियोजनाओं की विस्तार से योजना बनाई जाती है।

3. ध्यान भटकाओ

एक व्यक्ति जितना अधिक विचलित होता है, और जितना अधिक विवरण उसे निपटाना पड़ता है, एक संगठित कार्य वातावरण की उतनी ही अधिक आवश्यकता होती है। अपने डेस्क और अपने कार्यालय में विकर्षणों को खत्म करने और कम करने के लिए इसे एक निरंतर मिशन बनाएं।

अमी के लिए, सबसे बड़ी समस्या ई-मेल की बाढ़ थी। हर बार जब वह एक पढ़ने के लिए रुकती थी, तो वह समझाती थी, "मेरे पास ट्रैक पर वापस आने में एक भयानक समय था।" खुद को ई-मेल पढ़ने और ई-मेल का जवाब देने के लिए, और जब वह अन्य अनुसूचित पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है, तो उन्हें अनदेखा करने के लिए ई-मेल बार समर्पित कार्य।

जिम के लिए समस्या यह थी कि उसके डेस्क पर एक कांच की दीवार थी, जो बड़े कार्यालय परिसर में दिखती थी। समाधान के लिए अपनी मेज को चारों ओर मोड़ना था, ताकि इसे एक अपारदर्शी दीवार का सामना करना पड़े।

एक कुशल कार्यकारी प्रतिनिधि; एक अक्षम एक नहीं करता है। अच्छी तरह से डेलिगेट करने के लिए आवश्यक है कि आप इस बारे में स्पष्ट हों कि कौन से कार्य सौंपे जाने चाहिए, और कौन से नहीं होने चाहिए। उन कार्यों को निपटाएं जिन्हें कोई भी आपके साथ कर सकता है, ऐसे कार्यों के लिए समय और ऊर्जा मुक्त करने के लिए जिन्हें आपकी स्वयं की विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है। उन स्थितियों को न सौंपने में संवेदनशील रहें जो एक कर्मचारी का प्रबंधन करने में सक्षम नहीं है, और उन स्थितियों के आने पर ईमानदार प्रतिक्रिया का स्वागत करें।

अच्छी तरह से प्रतिनिधिमंडल को अपने अभिमान पर हावी होने की आवश्यकता है। जिम नहीं करना चाहते थे क्योंकि "मैं ऐसा नहीं दिखना चाहता था जैसे मैं चिल्ला रहा था।" यह कड़ी मेहनत का काम था लेकिन डम्बर था। जिम ने इस आदत को त्याग दिया।

4. जानें कब कहना है "नहीं"

दो प्रमुख कारण हैं कि कई अधिकारी अपनी नौकरियों से अभिभूत हैं। वे अकुशल हो सकते हैं, इस मामले में समाधान का सामना करने वाली रणनीतियों जैसे कि यहां उल्लिखित रणनीतियों के माध्यम से उत्पादकता में सुधार करना है। अभिभूत महसूस करने का एक दूसरा कारण बहुत अधिक काम हो रहा है। अति-प्रतिबद्ध होने का एकमात्र समाधान आपके कार्यभार को वापस करना है। यदि एक असहनीय काम का बोझ वापस करना एक विकल्प नहीं है - उदाहरण के लिए, यदि उच्च प्रबंधन असहमत है - तो दीर्घकालिक समर्थन हो सकता है दूसरी नौकरी ढूंढो.

एक प्रभावी कार्यकारी को हमेशा इस बात की जानकारी होनी चाहिए कि क्या करने योग्य है या क्या करने योग्य नहीं है, और उसके अनुसार प्रतिबद्धता बनाएं या अनुरोधों को ठुकरा दें। अमी के लिए एक आवर्ती समस्या यह थी कि उसका मालिक उसे अपने डेस्क पर मौजूदा परियोजनाओं पर विचार किए बिना समस्याओं को संभालने के लिए कहेगा। उसे जरूरत थी, और आखिरकार, मुखर हो जाओ और उसके मालिक को बताओ, "मैं इसका ध्यान रख सकता हूं, या मैं इसका ध्यान रख सकता हूं, लेकिन मैं दोनों नहीं कर सकता।"

एक अन्य समस्या उन लोगों से बहुत अधिक अनुरोधों की थी, जो उन्हें पुनर्निर्धारित फोन बैठकों या अन्य नियोजित घटनाओं की सूचना देते हैं। यह उसके अपने कार्यक्रम को अराजकता में फेंक रहा था, और उसे इस तरह के अनुरोधों के लिए नहीं कहना पड़ा।

5. अच्छा बनो, परफेक्ट नहीं

एक बार जब आप अपने दिन की समीक्षा, प्राथमिकता और योजना बना चुके होते हैं, तो अपने द्वारा आवंटित समय सीमा के भीतर कार्यों को पूरा करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास दें। कम विवरणों में गुम हो जाने की अमी की प्रवृत्ति थी, और रिपोर्ट या ई-मेल को सही बनाने के लिए "मैं हमेशा जानकारी को फिर से व्यवस्थित करने की कोशिश कर रहा हूं"। उसके पूर्णतावाद, उसकी व्याकुलता के साथ युग्मित, उसकी उत्पादकता को मंद गति से धीमा कर दिया। यह केवल अपने आप को शेड्यूल-स्टॉप पर मजबूर करने के लिए एक अलार्म सेट करके उसे चेतावनी देने के लिए था कि वह 10 थी कुछ मिनट बचे थे और फिर समय समाप्त होने पर कार्य को छोड़ते हुए-कि वह अपने भारी होने पर शीर्ष पर रहने में सक्षम थी काम का बोझ।

6. मीटिंग्स शॉर्ट और फोकस्ड रखें

चाहे आप आंतरिक या बाहरी बैठक चला रहे हों, हमेशा एक संक्षिप्त एजेंडा तैयार करें और उस पर टिके रहें। न केवल यह आपको जानकारी को व्यवस्थित करने में मदद करता है, यह हर किसी का समय बचाता है। बैठक को कसकर और विषय पर केंद्रित रखें, और बातचीत को उस एजेंडे पर वापस चलाएं जब अन्य (या आप!) पटरी से उतर जाएं।

7. प्रदर्शन समीक्षा पर सहमत न हों

एडीएचडी वाले कई व्यक्ति लोग सुखी होते हैं, और दूसरों की असुविधा या दर्द के प्रति संवेदनशील होते हैं। प्रदर्शन की समीक्षा के साथ एमी की बेचैनी उसकी चिंता के कारण हुई रचनात्मक आलोचना प्राप्त करने से कुछ लोग असहज हो जाते हैं. जब उसने एक शिक्षण अवसर के रूप में एक प्रदर्शन की समीक्षा को दोहराया, तो टकराव बंद हो गया। मूल्यांकन उसके कर्मचारियों को यह बताने का अवसर बन गया कि वे अपनी नौकरियों में अधिक प्रभावी कैसे हो सकते हैं।

8. ईंधन अपने आप को

जब आप दोपहर के भोजन के माध्यम से काम करना चाहते हैं, तो न करें। स्वस्थ रक्त शर्करा के स्तर को बनाए रखना ध्यान और एकाग्रता के लिए आवश्यक है। पोषण के अलावा, दोपहर के भोजन के समय का संक्षिप्त समय दोपहर में मानसिक थकान को रोकने में मदद करता है।

9. नियमित कार्य अनुसूची

सांसारिक कार्यों को अक्सर टाला या भुला दिया जाता है जब तक कि वे आदतें न बन जाएं। एक निर्धारित समय पर अपनाई जाने वाली प्रक्रिया को लागू करके चल रही जिम्मेदारियों को नियमित करें। प्रत्येक शुक्रवार को दोपहर तक व्यय फिसल जाता है। अपने कार्यालय सहायक से पूछें कि क्या आप भूल जाते हैं या शिथिल हो जाते हैं। इस बदलाव ने जिम और अमी को चीजों में सबसे ऊपर रहने में मदद की।

16 दिसंबर 2019 को अपडेट किया गया