कागज के एक समुद्र नेविगेट
“मुझे बहुत सारे अलग-अलग स्रोतों से बहुत सारे पेपरों से निपटना है - मेरे छात्रों के पेपर, मेरे बच्चों के स्कूल के पेपर, मेल जो महत्वपूर्ण हो सकते हैं और सामान नहीं भी हो सकते हैं। यह मुझे सोचने के लिए रोना चाहता है कि कागज के ये टुकड़े मेरे जीवन को कैसे नियंत्रित करते हैं। मैं क्या कर सकता हूँ? ”- वीएमटी, मैरीलैंड
आप कागज के प्रभारी हैं, यह आप का प्रभारी नहीं है। आपके पास सभी नियंत्रण और शक्ति है; कागज के अलावा कोई नहीं है जो आप इसे देते हैं। एक बार जब आप वास्तव में समझ जाते हैं, तो आपके जीवन में आने वाले सभी कागजों को संभालना आसान हो जाता है।
पहला कदम कागजात के माध्यम से छांटना और यह देखना है कि आपको क्या मिला है। अपने कागजात को वर्गीकृत करें और प्रत्येक प्रकार के कागज लगाने के लिए एक जगह बनाएं। हर दिन अपने मेल के माध्यम से जाएं और एक बड़े ट्रैशकेन या रीसायकल बिन को संभालना सुनिश्चित करें - पिच से डरो मत। एक ट्रैशकेन सबसे कम व्यवस्थित संगठनात्मक उपकरणों में से एक है जो हम प्रत्येक उपलब्ध हैं।
मेल पसंद सेवा, सी / ओ डायरेक्ट मार्केटिंग एसोसिएशन, पी.ओ. बॉक्स 9008, फार्मिंगडेल, एनवाई 11735-9008, जंक मेल सूचियों से अपना नाम प्राप्त करने के लिए।
अपने नाम की वर्तनी की सभी विविधताओं को शामिल करना सुनिश्चित करें और वर्ष में कम से कम एक बार उन्हें लिखें। यह आपके जंक मेल को पूरी तरह से समाप्त नहीं करेगा, लेकिन यह इसे लगभग 40% तक काट देगा।
1.888.5.OPT पर कॉल करें। अपना नाम क्रेडिट कार्ड सॉलिसिटेशन सूचियों से हटा लें। यदि आप अपने मेल से कैटलॉग को चुनिंदा रूप से हटाना चाहते हैं, तो केवल थ्रेड्स्रेस लेबल को काटें या चीर दें कैटलॉग, अपने पते के माध्यम से एक रेखा खींचें, draw कृपया मुझे अपनी मेलिंग सूची से हटा दें ’, और इसे मेल करें कंपनी। वे आपका नाम उनकी सूची से हटाकर खुश होंगे।
अपने बच्चों के कागजात पर नज़र रखना उतना ही सरल हो सकता है, जितना कि प्रत्येक बच्चे को अपनी खुद की टोकरी या ट्रे देना। जैसा कि स्कूल से प्रत्येक दिन में पेपर आते हैं, बच्चे को उसकी उम्र के आधार पर कागजात डंप करने के लिए जिम्मेदार है। मेरी एक क्लाइंट ने अपनी बेटियों की तस्वीरों को उनके बास्केट में संलग्न किया, बजाय इसके कि वे किस बच्चे से संबंधित हैं, यह पहचानने के लिए उनके नामों का उपयोग करें। अलग-अलग बास्केट या ट्रे रखने से घर में आने वाले अन्य कागजात के साथ बच्चों के कागजात को मिलाया जा सकता है।
मेरी धारणा यह है कि आपके पास अपने छात्रों से पेपर हैं जिनके लिए आपके हिस्से पर कार्रवाई की आवश्यकता है - या तो पढ़ने के लिए या ग्रेड या समीक्षा करने के लिए। जहाँ आप उस क्रिया को करते हैं, उसके पास एक कार्य क्षेत्र बनाएँ। उदाहरण के लिए, यदि आप डेस्क पर अपने छात्रों के कागजात पर काम करते हैं, तो डेस्क पर या उसके पास एक एक्शन ट्रे बनाएँ, ताकि जब आप उस क्रिया को करने के लिए बैठें, तो आपके लिए आवश्यक सभी कागजात एक स्थान पर हों। यह आपके एक्शन पेपर्स के लिए एक आउट एरिया बनाने के लिए भी महत्वपूर्ण है ताकि आप एक नज़र में जान सकें कि किन पेपरों के लिए अभी भी एक्शन की आवश्यकता है और कौन सी नहीं।
यदि आप आमतौर पर रसोई में अपने छात्रों के कागजात पर कार्रवाई करते हैं, या शाम को उन्हें देखते हैं जब आप टेलीविज़न देख रहे हों तो लिविंग रूम, फिर किचन में या रहने के लिए उस एक्शन और आउट क्षेत्र का निर्माण करें कक्ष। मेरे एक ग्राहक ने शाम को लिविंग रूम में उसके मेल की समीक्षा की, इसलिए हमने उसके लिए एक बॉक्स बनाया। बॉक्स में फ़ोल्डर सहित अपने मेल को संसाधित करने के लिए आवश्यक सब कुछ था, इसलिए जैसे ही वह अपने मेल के माध्यम से गई, उसने प्रत्येक टुकड़े को उचित फ़ोल्डर में गिरा दिया। जब वह पूरा हो गया, तो उसने शाब्दिक रूप से केवल ढक्कन को बॉक्स पर रख दिया और बॉक्स को अपनी कुर्सी के बगल में फर्श पर रख दिया। यहां तक कि अगर वह कुछ दिनों के लिए बॉक्स के माध्यम से नहीं गई, तो उसके आसपास होने पर सब कुछ उसके लिए इंतजार कर रहा था। आप अपने छात्रों के हैंडपंपों को संभालने के लिए आसानी से कुछ समान बना सकते हैं - आपके पास वह सब कुछ है जो आपको चाहिए कागजात को संसाधित करें, चाहे वह पेन, मार्कर, इरेज़र, स्टिकर, ग्लू, टेप, स्टेपल, स्टेपल हो पदच्युत, आदि।
यदि आप अपने डेस्क पर इस क्षेत्र को बनाते हैं, तो ये आइटम एक दराज में चले जाएंगे; यदि आप अपने रहने वाले कमरे में इस क्षेत्र का निर्माण करते हैं, तो आप एक बॉक्स का भी उपयोग कर सकते हैं।
हमेशा ऐसा मेल आएगा कि आप उसे तुरंत वर्गीकृत नहीं कर सकते या निर्णय नहीं ले सकते, इसलिए उन कागजात के लिए एक क्षेत्र या फ़ोल्डर रखना ठीक है, जिन्हें आपको वापस आना है। कुंजी यह है कि प्रत्येक सप्ताह उस क्षेत्र या फ़ोल्डर की समीक्षा करें और इसे साफ करें - उन वस्तुओं पर निर्णय लें जो आप कर सकते हैं।
जैसे ही कागजात जल्दी जमा होते हैं, आने वाले कागजात के शीर्ष पर बने रहना महत्वपूर्ण है। प्रत्येक दिन या शाम को अपने मेल और आने वाले कागजात के माध्यम से जाने के लिए समय निर्धारित करें ताकि यह स्टैक अप और न हो एक विशाल ढेर बन जाता है - हर दिन एक छोटे से ढेर के माध्यम से काम करना आसान होता है, हर एक बार एक बड़ा ढेर सप्ताह। यह बहुत कम है और आपके दिन से कम समय लगता है।
16 अक्टूबर, 2009 को अपडेट किया गया
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