कार्यस्थल में संचार: एक एडीएचडी चीट शीट

प्रचार करें: प्रभावी संचार कौशल किसी भी करियर में महत्वपूर्ण हैं। उद्योग या नौकरी समारोह के बावजूद, अपना संदेश पहुंचाने का तरीका जानने से आपको वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद मिलेगी।

ईमेल लिखने से लेकर मीटिंग चलाने तक, प्रभावी ढंग से काम करें कार्यस्थल संचार इन टिप्स के साथ.

कार्यस्थल पर प्रभावी ढंग से संवाद कैसे करें

1. आपका संदेश क्या है?

• चर्चा करने या मिलने से पहले सोचें। आपके दर्शक कौन हैं? आप अपने दर्शकों से क्या चाहते हैं? क्या आप अपने दर्शकों को किसी प्रोजेक्ट की स्थिति के बारे में अपडेट करना चाहते हैं? क्या आपको उन्हें किसी परिवर्तन या समस्या के बारे में सूचित करने की आवश्यकता है?
• कार्रवाई के लिए कॉल को पहचानें. आप चाहते हैं कि आपके दर्शक आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी के साथ कुछ करें। अन्यथा, आप संवाद क्यों कर रहे हैं? कॉल-टू-एक्शन शब्दों और वाक्यांशों के उदाहरणों में निम्नलिखित शामिल हैं: समीक्षा; इनपुट प्रदान करें; मंज़ूरी देना; फैसला लें; योजना; और बनाएं.
• आपके कॉल टू एक्शन पर कार्रवाई करने के लिए आपके दर्शकों को क्या जानने की आवश्यकता है? यदि आप मौखिक दस्त के दोषी हैं, तो योजना बनाएं, परिष्कृत करें और अपने संदेश का पूर्वाभ्यास करें। उस जानकारी को दोहराने से बचें जो आपके दर्शक पहले से जानते हैं।
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• अपना संदेश संप्रेषित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? एक बैठक? एक ई - मेल? एक त्वरित फ़ोन कॉल?

2. संदेश वितरित करें

ईमेल लेखन युक्तियाँ

स्पष्टता और संक्षिप्तता प्रभावी ईमेल की कुंजी हैं। इस सूचना-अधिभार युग में लोग आपके संदेश की तलाश नहीं करेंगे।

• एक स्पष्ट विषय पंक्ति लिखें जिसमें निम्नलिखित शामिल हों:
  • विषय
  • [कॉल टू एक्शन], यदि कोई हो
  • समयसीमा, यदि कोई हो
  • यहां एक नमूना विषय पंक्ति है: [निर्णय अपेक्षित] परियोजना एबीसी आपूर्तिकर्ता निर्णय नवंबर तक। 16, दोपहर 2 बजे ईटी
• ईमेल के मुख्य भाग में जानकारी संक्षेप में लिखें।
  • कॉल टू एक्शन से शुरुआत करें. लिखना, "मैं आपको यह इसलिए भेज रहा हूं क्योंकि हमें [समय] तक [x] के बारे में निर्णय लेना है।"
  • केवल प्रासंगिक जानकारी प्रदान करें. पाँच से अधिक वाक्य नहीं होना सामान्य नियम है। बेशक, लंबाई विषय वस्तु पर निर्भर करेगी।
• अपने ईमेल को स्कैन करने योग्य बनाएं.
  • मान लें कि पाठक आपके संदेश को पढ़ लेंगे। बुलेट पॉइंट पाठक का मार्गदर्शन करने और आपकी ओर से संक्षिप्तता को प्रोत्साहित करने में मदद करते हैं।
  • जानकारी समूहीकृत करने के लिए उपशीर्षकों का उपयोग करें.
  • आवश्यक टेक्स्ट को हाइलाइट करें, बोल्ड करें और/या रेखांकित करें।
  • पाठ के ब्लॉकों को विभाजित करने के लिए रिक्ति का उपयोग करें।
  • जब लागू हो, क्रमांकित रूप में विकल्प और अगले चरण प्रदान करें।

3. प्रभावी बैठकें चलाएँ

• फोकस को बढ़ावा देने के लिए सर्वोत्तम स्थितियाँ बनाएँ और चुनें।
  • सभी संभव को हटा दें distractions. किसी व्यस्त कैफे या यहां तक ​​कि कार्यालय के किसी व्यस्त कोने में मिलने से बचें, उदाहरण के लिए, यदि शोर आपका ध्यान भटकाता है।
  • जब आप शांत और सतर्क हों तो मिलने की योजना बनाएं। अपने दिन के सबसे तनावपूर्ण समय में या जब आप थके हुए हों और ध्यान खो रहे हों, तब न मिलें।
• एक समयबद्ध एजेंडा तैयार करें बैठक को पटरी पर रखने और आगे बढ़ाने के लिए।
  • अपने एजेंडे में प्रासंगिक और उपयोगी पृष्ठभूमि जानकारी शामिल करें। यदि आवश्यक हो तो सहायक दस्तावेज़ लाएँ। यदि यह एक बड़ी बैठक है तो उपस्थित लोगों की जानकारी कॉपी करें।
• नोट्स लेने की योजना बनाएं.
  • आसान संदर्भ के लिए सत्र रिकॉर्ड करें। आप ऑडियो फ़ाइल से एक प्रतिलेख बना सकते हैं, हालांकि आज कई उपकरण वास्तविक समय में प्रतिलेखन उत्पन्न करने की अनुमति देते हैं क्योंकि रिकॉर्डिंग चल रही है।

[पढ़ें: कार्य समूहों के साथ कैसे मिलें]

• कार्रवाई के आह्वान और "क्यों" के साथ बैठक का नेतृत्व करें।
  • कॉल टू एक्शन प्राप्त करने के लिए संभावित समाधानों की एक सूची के साथ तैयार रहें।
• प्रश्नों और आपत्तियों के लिए योजना बनाएं.
  • चिंताओं की अपेक्षा करें. संकल्पों के बारे में सक्रिय रूप से सोचें। अधिक डेटा खींचने, अद्यतन प्रोजेक्ट प्रदान करने पर विचार करें समय सीमा, समस्याओं से बचने के लिए किए गए उपायों को संबोधित करना, आदि।
  • उत्सुक बनो दूसरों के दृष्टिकोण और प्रेरणाओं के बारे में. उनकी बातें सुनो; प्रतिक्रिया के बारे में सोचने के लिए अपने बोलने के समय का उपयोग न करें। यदि आपको आवश्यकता हो तो वक्ता से विशिष्ट उदाहरण साझा करने के लिए कहें।
  • कठिन प्रश्नों का उत्तर देने के लिए स्वयं को समय दें। यदि आपको इस समय अपने विचारों को व्यक्त करने में कठिनाई हो रही है, तो कहें, "ये एक अच्छा बिंदु है। क्या मुझे इस बारे में सोचने और आपसे संपर्क करने के लिए कुछ समय मिल सकता है?” रुकना ठीक है; यह किसी प्रतिक्रिया को अस्पष्ट करने से कहीं बेहतर है और यह दूसरे व्यक्ति को दिखाता है कि आप एक संपूर्ण उत्तर विकसित करने के लिए पर्याप्त परवाह करते हैं।
  • संक्षिप्त व्याख्या दूसरे व्यक्ति को यह दिखाने के लिए कि आप समझ रहे हैं कि वे क्या कह रहे हैं। कहना, “आपने जो कहा उससे मुझे जो समझ में आया वह है [x]। क्या वह सही है?"
• योजना बनाएं कि आप नकारात्मक भावनाओं से कैसे निपटेंगे।
  • कार्रवाई को रोकने के लिए स्क्रिप्ट का उपयोग करें. कहना, "मैं एक पल चाहता हूँ। क्या हम 5 मिनट का ब्रेक ले सकते हैं ताकि हम खुद को व्यवस्थित कर सकें?"
  • सरल साँस लेने के व्यायाम का अभ्यास करें। यहां तक ​​कि कुछ गहरी सांसें लेना भी शांति लाने के लिए पर्याप्त है।
  • की एक सूची रखें सकारात्मक पुष्टि पल में अपने आप को बताने के लिए. कहना, "मैं समस्याओं के बजाय समाधानों पर ध्यान केंद्रित करता हूं।" और “मैं अपनी भावनाओं पर नियंत्रण रखता हूँ। मैं शालीनता से जवाब देना चुनता हूं।''
• निर्णय और परिणाम रिकॉर्ड करें. अगले चरणों, जिम्मेदारियों, समय-सीमाओं और आपकी बैठक से प्राप्त अन्य महत्वपूर्ण जानकारी को दोबारा बताएं।

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इस लेख की सामग्री, आंशिक रूप से, ADDitude ADHD विशेषज्ञ वेबिनार से ली गई थी, जिसका शीर्षक था, "जीटीडी @ एडीएचडी के साथ कार्य: अपेक्षाएं कैसे निर्धारित करें, समय सीमा पूरी करें और उत्पादकता कैसे बढ़ाएं” [वीडियो रीप्ले और पॉडकास्ट #431] लिंडा वॉकर, पीसीसी के साथ, जिसे 15 नवंबर, 2022 को प्रसारित किया गया था।

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